Viết rõ quy trình trước
Liệt kê các bước công việc, người phụ trách và dữ liệu cần xử lý. Đánh dấu những bước bắt buộc phải giữ và những bước có thể thay đổi. Điều này giúp phân biệt nhu cầu thật với thói quen đang có.
Khi nào nên xem xét phần mềm có sẵn?
Nếu nhu cầu khá phổ biến và công cụ đáp ứng được các bước quan trọng, hãy thử trên một nhóm nhỏ. Kiểm tra cả khả năng xuất dữ liệu, phân quyền, tích hợp và hỗ trợ, thay vì chỉ xem màn hình giới thiệu.
Khi nào nên cân nhắc phát triển riêng?
Khi quy trình đặc thù hoặc yêu cầu tích hợp là trọng tâm, phần mềm riêng có thể đáng xem xét. Đổi lại, cần dự trù nguồn lực cho phân tích, kiểm thử, bảo trì và người phụ trách sản phẩm.
Có thể kết hợp cả hai
Dùng công cụ có sẵn cho nhu cầu phổ biến, rồi phát triển phần kết nối hoặc chức năng đặc thù. Cách tiếp cận này cũng cần đánh giá điều kiện API và chi phí dịch vụ bên ngoài.
So sánh trên toàn bộ thời gian sử dụng
Đặt cạnh nhau chi phí ban đầu, chi phí định kỳ, chuyển dữ liệu, đào tạo, hỗ trợ và khả năng thay đổi sau này. Chọn một phạm vi thử nghiệm trước khi quyết định triển khai rộng.